Mails, contrats, devis, comptes-rendus de réunions, fiches clients… Une entreprise génère et reçoit un nombre incalculable de documents. Au point que sans une bonne organisation, il est vite facile de s’y perdre. Selon l’Association informatique et management, un employé passe en moyenne 7 h 30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver. Et il faudrait un mois à une société pour réunir tous les documents nécessaires à un audit… C’est pour permettre aux entreprises de reprendre le pouvoir sur leurs données que Pierre Mézières a créé O.Doc Conseil. « Lors de mes études en alternance chez Safran à Tarnos, où le système est hyper cadré, j’ai réalisé une thèse sur la gestion documentaire, explique l’entrepreneur. Les bénéfices de disposer de documents à jour, accessibles et au bon endroit sont multiples. » Outre le gain de temps évident, une gestion optimisée permet des économies budgétaires, une meilleure qualité de vie au travail et un renforcement de l’image de l’entreprise auprès de sa clientèle, grâce à des délais de réponse raccourcis.
Après avoir pris en charge l’amélioration d’une partie de la documentation de l’entreprise pétrolière Vermilion à Parentis-en-Born, Pierre Mézières aurait pu rejoindre un cabinet de consulting spécialisé dans la gestion documentaire. « Mais dans les Landes, personne ne le fait. Alors, plutôt que de prospecter pour un cabinet bordelais ou toulousain, j’ai décidé de me lancer à mon compte pour développer l’activité. »
TROIS TYPES D’ACCOMPAGNEMENT
Accompagné par la coopérative Interstices Sud Aquitaine, il a créé O.Doc Conseil en janvier 2022, à Tarnos. Depuis, il s’adresse à des entreprises de toutes tailles.
« De l’indépendant à la grosse institution, tout le monde utilise des documents et peut donc avoir besoin de mes services. »
Au-delà des délais de conservation réglementaire des documents, Pierre Mézières traite de nombreuses questions : comment conserver ces documents, quelle priorité leur donner, qui en est le référent et le garant, qui peut les utiliser, y accéder, les modifier… Son expertise s’applique aussi aux documents confidentiels et à la Réglementation générale sur la protection des données (RGPD).
L’entrepreneur propose trois types d’accompagnement. L’audit documentaire permet d’évaluer le fonds documentaire d’une entité et l’efficacité de son fonctionnement. L’aide au choix d’un logiciel de gestion électronique documentaire (GED) assure à l’entreprise d’opter pour l’outil le plus approprié à ses besoins précis et d’apprendre à l’utiliser. Enfin, Pierre Mézières peut mettre en place une méthode de travail adaptée aux objectifs et à l’environnement de travail de chaque organisation. Ses interventions durent de trois à six mois en fonction de ce que souhaite l’entreprise et de la quantité de documents qu’elle manipule.
