Couverture du journal du 06/06/2024 Le nouveau magazine

Les maux de l’open space

Le concept d’open space, ces espaces de travail collectifs organisés en plateau ouvert sans séparation, est désormais largement répandu en France. Censés favoriser la coopération et la communication entre les équipes, les open spaces présentent aussi des inconvénients non négligeables. Comment les limiter ?

open space

© Shutterstock

Le principe de l’open space date des environs de 1950. Les frères Eberhard et Wolfgang Schnelle pensent alors qu’il serait judicieux de créer un espace sans cloison, sans séparation. Sous prétexte de favoriser les échanges entre les salariés qui partagent le même espace. C’est l’intérêt annoncé.

Mais il faut être clair : le premier intérêt est de réduire les espaces de travail au profit de la rentabilité au mètre carré. Cela coûte moins cher en surfaces réduites de bureaux. On supprime les espaces non rentabilisés, comme les couloirs qui desservent les bureaux, l’espace nécessaire à l’ouverture des portes, l’épaisseur cumulée des cloisons, etc. Pour rentabiliser l’espace, l’open space est donc une excellente solution car il économise 30 % d’espace bureau.

LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL

De plus, le prétexte de favoriser la fluidité de l’information n’est pas à négliger. Il est vrai que dans l’open space, tout le monde entend tout, même involontairement. Le collectif peut avoir des avantages : on se perd moins dans certaines discussions téléphoniques (entendues par les pairs), donc on va plus vite à l’essentiel professionnel. Et puis, ça « fait moderne », innovant, performant.

Mais, nous sommes en 2023 et ce système date maintenant de plus de 70 ans, l ’ergonomie des postes de travail a évolué, les notions de qualité de vie au travail se sont développées et imposées comme une évidence.

L’OPEN SPACE M’A TUÉ

C’est vers la fin des années 2000, que le modèle à suivre par excellence est bousculé. Dans son livre, L’Open space m’a tué, Alexandre des Isnards, est l’un des premiers à apporter une critique aussi forte à l’encontre de l’open space : « Un bureau ? Avec quatre murs, une porte et la lumière du jour ? Non ! Nous vivons au temps de l’open space. Cet espace convivial et communautaire qui est à l’entreprise ce que Facebook est au particulier : un lieu où voir et être vu. Dans un tel contexte, aimer son employeur est de mise. Le stress : un formidable moteur d’action. Le nombre de dossiers, les délais : un défi. Le patron impose son diktat, et le jeune cadre dynamique n’a plus qu’à s’y plier, avec le sourire. Bienvenue dans l’entreprise 2.0, du burn-out et du candidat au licenciement ! »

Le premier intérêt est de réduire les espaces de travail au profit de la rentabilité au mètre carré

LE CAS APPLE

Dans les années 1990 déjà, certains en revenaient. C’est le cas d’Apple qui en 1993 avait supprimé le principe de l’open space à cause d’une augmentation croissante de l’absentéisme.

Marc Berthier, designer et architecte français, dit à ce propos : « Dans certaines conditions, travailler dans un open space, c’est l’enfer. Ça devient un panoptique où tout le monde se contrôle et c’est la guerre ».

FIN DE LA DISCUSSION

Une étude, parue en 2018, de Stephen Turban et Ethan Bernstein, professeurs à la Harvard Business School, le prouve encore : ils ont équipé de microphones 52 employés de différents services d’une entreprise dans un contexte de réorganisation de l’espace de travail. Et lorsque l’espace est mutualisé en open space, il se produit les effets suivants :

  • le niveau de discussions en face-à-face chute de 73 %,
  • le nombre d’emails envoyés augmente de 67 %,
  • celui de messages instantanés de 75 %.

Julian Treasure, qui est président de The Sound Agency et qui étudie comment le son affecte les gens psychologiquement, affirme que les travailleurs sont 66 % moins productifs dans les aires ouvertes, tandis qu’une étude nationale au Danemark a révélé que les travailleurs dans les environnements à aire ouverte prenaient en moyenne 62 % de jours de maladie en plus par an.

Apple en 1993 avait supprimé le principe de l’open space à cause d’une augmentation croissante de l’absentéisme

L’INTIMITÉ AU TRAVAIL

On pourrait citer de nombreuses sources qui convergent. Et nous-mêmes, posons-nous des questions : que fait-on de l’intimité au travail ? Nous avons des enfants, un(e) conjoint(e), et avons besoin d’échanger rapidement avec eux. Sous l’écoute des collègues ? La conjugaison nécessaire entre vie professionnelle et vie personnelle devient impossible.

On veut se détendre, faire une pause ? Sous le regard de chacun ? L’open space favorise ainsi un « contrôle » implicite du collectif sur le travail individuel.

On est en permanence sous le regard des collègues, du hiérarchique, ce qui génère une tension permanente, du stress. Sans parler de la contagiosité en cas de rhume, de grippe ou de Covid.

Il faut également penser aux personnes porteuses de handicap, qui nécessitent des aménagements spécifiques souvent incompatibles avec la logique de l’open space. Par exemple, les personnes porteuses de prothèses auditives sont en grande difficulté.

De nombreuses prothèses amplifient tous les sons, sans distinction, et la personne concernée se retrouve dans un brouhaha confus, permanent et usant.

Ou alors elle éteint sa prothèse et se retrouve ainsi isolée du collectif, à l’écart.

QUE FAIRE ?

Pour lutter contre ces aspects négatifs, on remarque que les salariés personnalisent l’open space. Des plantes vertes apparaissent, pour mieux s’isoler des voisins, des cloisons mobiles et légères pour s’individualiser.

De même, on peut avoir besoin de confidentialité, pour certaines conversations téléphoniques particulières, pour des échanges à deux ou trois. Sont alors créés des espaces libres (bureaux fermés, « cabines » téléphoniques individuelles) que les salariés occupent en cas de besoin.

On retrouve aussi un « barème » d’espace (15 m2 par personne), pour délayer cette impression d’étouffement par le collectif.

Bref, c’est la disparition progressive de l’open space. Nous avons tous besoin d’un espace vital et personnalisé. Alors on cherche à le remplacer.

LES « FLEX-OFFICE »

Avec par exemple l’apparition des « flex-office », censés remplacer les open spaces, mais qui n’ont pas résolu les problèmes. Le principe est simple : les bureaux ne sont pas alloués. Car des salariés sont nomades ou absents (commerciaux par exemple, télétravail, salariés en formation ou en arrêt de travail, etc.). Donc pour lutter contre des bureaux souvent vides, il y a moins de bureaux (économie) et les salariés présents occupent tel ou tel bureau. Ceci exige une programmation forte. Chaque salarié possède une étagère, une « boîte », un casier, où il met en partant le soir ses affaires personnelles. Car demain, il sera dans un autre bureau.

Il n’y a plus de personnalisation, on perd les repères identitaires dont chacun a tant besoin. Imaginez si vous changiez de maison ou d’appartement tous les jours. Nous sommes face à la déshumanisation de l’entreprise.

S’ADAPTER AU SALARIÉ

En toile de fond, se posent encore le souci de la personnalisation des salariés, du cadre de travail, de l’harmonie nécessaire, et du management adapté.

Alors, pourquoi ne pas demander l’avis des salariés et traiter les problèmes qu’ils soulèvent ? Se faire accompagner par des spécialistes (ergonomes par exemple) ? Concevoir si possible l’espace en fonction des salariés, et non l’inverse ?

Pour réussir tout cela, il apparaît nécessaire de prendre le temps de réfléchir à l’aménagement du lieu de travail qui est un sujet très sensible dans le milieu professionnel.