Couverture du journal du 02/07/2024 Le nouveau magazine

Anticiper la facturation électronique obligatoire

Si les échéances de la facturation électronique obligatoire semblent encore lointaines pour les PME et TPE, il est important de s’y préparer en adoptant le digital. Pour réussir cette transition, tour d’horizon de ce qu’il faut savoir en matière d’organisation administrative et commerciale.

Guillaume DUTOYA, manager chez In Extenso Aquitaine, à Mont-de-Marsan © Patxi Beltzaiz - Hans Lucas

OBLIGATION DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE : POUR QUI ET POUR QUAND ?

La réforme de la facture électronique concerne tous les professionnels en France. Toutefois, l’obligation arrive à des dates échelonnées en fonction du type de vente (secteur public et secteur privé) et de la taille de votre entreprise. En outre, le format électronique ne s’impose pas pour toutes les opérations du chiffre d’affaires. On vous explique.

QUI EST CONCERNÉ PAR LA FACTURE ÉLECTRONIQUE OBLIGATOIRE ?

Toutes les entreprises situées en France et assujetties à la TVA sont soumises à terme à la facture électronique. Les collectivités d’Outre-mer (COM) ne sont pas concernées, car la TVA ne s’applique pas. Toutefois, dans certains cas, les entreprises de ces territoires doivent émettre l’e-reporting, soit un rapport de données de facturation à destination de l’administration fiscale et sous une forme dématérialisée.

Quant aux DOM, ils sont soumis à la TVA. Ainsi, la Guadeloupe, la Martinique et La Réunion doivent respecter l’obligation de facture électronique. Pour autant, la Guyane et Mayotte, bien que DOM, sont exclues du champ d’application.

QUELS TYPES DE VENTES SONT SOUMIS À L’OBLIGATION DE FACTURE ÉLECTRONIQUE ?

L’émission de factures électroniques, soit l’e-invoicing, doit s’effectuer dans un format numérique bien déterminé pour deux catégories de flux commerciaux :

ET LES AUTRES DONNÉES DU CHIFFRE D’AFFAIRES NON SOUMISES À L’OBLIGATION DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE ?

L’un des objectifs poursuivis en France, comme partout dans le monde, par la facture dématérialisée c’est la lutte contre la fraude fiscale, plus précisément la TVA. Ainsi l’administration fiscale prévoit d’ici quelques années d’envoyer aux professionnels assujettis une déclaration de TVA préremplie.

Cette future simplification administrative suppose que la Direction générale des finances publiques (DGFIP) ait connaissance de l’ensemble de vos ventes. C’est pourquoi la réforme comporte un second volet : l’e-reporting. Ainsi, les entreprises devront communiquer chaque mois un reporting dématérialisé pour les données relatives aux opérations hors champ de l’e-invoicing, soit :

LE CALENDRIER DE DÉPLOIEMENT DE LA FACTURE ÉLECTRONIQUE ENTRE LES ENTREPRISES

Pour la seconde fois, le gouvernement a revu les dates auxquelles les entreprises doivent passer à la facture électronique. Le nouveau calendrier, à adopter dans le cadre de la loi de finances pour 2024 prévoit deux étapes, tant pour l’e-invoicing que pour l’e-reporting. Mais, ce calendrier est encore en discussion et pourrait être avancé en 2025.

Première étape : 1er septembre 2026

Les grandes entreprises et les ETI (taille intermédiaire) devront émettre des factures électroniques à leurs clients au plus tard en septembre 2026. Aussi, tous les professionnels, y compris les microentreprises et TPE, devront avoir la capacité d’accepter ces mêmes factures de leurs fournisseurs « grandes entreprises » à cette date.

Seconde étape : 1er septembre 2027

L’émission des factures au format électronique deviendra obligatoire également pour les PME et TPE.

« L’un des objectifs poursuivis par la facture dématérialisée c’est la lutte contre la fraude fiscale »

LES TROIS ASPECTS PRATIQUES À CONNAÎTRE AUTOUR DE LA RÉFORME SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Concrètement, qu’est-ce que ces obligations fiscales vont changer pour votre gestion administrative ainsi que pour les relations avec vos clients et vos fournisseurs ? Nous les résumons pour vous en trois points.

Aujourd’hui, la transmission des factures aux clients s’effectue par courrier, voire en direct, lors d’une visite sur place. Vous utilisez aussi le format PDF standard pour l’envoi par mail. Avec cette réforme qui impose la dématérialisation aux entreprises, ces processus ne seront plus possibles. Aucun professionnel ne pourra envoyer directement ses factures à ses clients.

Toutes les entreprises devront passer par une plateforme. Deux solutions s’envisagent :

2. Les factures fournisseurs arrivent toutes par un canal dématérialisé

L’entreprise devra passer par une plateforme pour la transmission des factures à ses clients. Donc, vous l’aurez compris, les factures fournisseurs arriveront de la même manière. Aussi, en tant qu’entrepreneur, vous serez confronté à un seul canal en réception, le digital (à l’exception des achats du type importations).

Vous contrôlez les pièces sur fichier, donc sur un écran, smartphone ou ordinateur. Vous les validez dans le système informatique qui vous donne accès aux factures. Vous recherchez une information ultérieurement ? C’est toujours sur cet espace d’archivage dématérialisé que vous la retrouvez. Ainsi, vous vous débarrassez du papier, des classeurs et des armoires qui encombrent les bureaux et les archives.

3. La facture électronique obligatoire respecte un format bien déterminé

Le dernier point à connaître absolument, c’est l’obligation de respecter un format numérique précis. Le PDF classique que vous utilisez probablement ne correspond pas aux normes imposées par l’administration fiscale. Vous pouvez choisir un des trois formats suivants : UBL, CII ou Factur-X, un format dit mixte.

Ce dernier rencontre une grande d’adhésion, car il présente l’avantage de comporter :

« Dorénavant, la bonne démarche consiste à s’échanger des documents 100 % dématérialisés »

POURQUOI UNE DIGITALISATION DE VOTRE ENTREPRISE DÈS MAINTENANT VOUS SIMPLIFIERA-T-ELLE L’OBLIGATION FUTURE ?

La réforme est repoussée certes. Mais les nombreux atouts rapides de la digitalisation devraient vous convaincre de ne pas attendre 2026 pour sa mise en place. En outre, les outils de dématérialisation des factures qui existent déjà vous accompagneront vers la facture électronique obligatoire.

La transformation digitale des entreprises apporte de nombreux avantages pratiques

La transformation digitale fait partie des processus qui prennent de plus en plus de place, tant dans la vie privée que dans le milieu professionnel. Elle coïncide avec le développement des services web ainsi que les outils de communication et de recherche d’informations en ligne. N’oublions pas l’apparition du cloud, soit le stockage de données et l’hébergement de logiciels sur des serveurs distants.

Les principes de la digitalisation ou dématérialisation des documents

Issu de l’anglais, le mot digitaliser veut dire numériser. La définition de la digitalisation correspond donc à l’action qui consiste à créer un fichier numérique à partir d’un document papier. Vous entendez aussi fréquemment parler de dématérialisation. Ce synonyme signifie rendre immatériel un support matériel à l’origine. C’est par exemple possible pour une facture fournisseur.

Dorénavant, la bonne démarche consiste à s’échanger des documents 100 % dématérialisés.

La digitalisation un processus à lancer avant l’obligation de facture électronique entre les entreprises

La digitalisation à l’arrivée du courrier suppose de passer par un système de scan. L’utilisation de nouvelles technologies comme l’océrisation consiste à reconnaître les caractères afin de générer la comptabilisation automatique des factures par lecture optique. Avec ce processus de numérisation pour vos factures entrantes, vous démarrez la transformation digitale de l’entreprise. C’est une première marche qui vous aidera à franchir l’étape suivante, le passage en 2026 et 2027 à la facture électronique obligatoire.

LES 7 ATOUTS DE LA DIGITALISATION DES FACTURES EN PME OU TPE

Une gestion des factures fournisseurs sur le mode digital signifie que dès leur arrivée dans l’entreprise, elles se stockent, s’exploitent et s’archivent dans un format numérique. Le papier ne circule plus après l’opération de dématérialisation. Le fichier PDF reçu par mail ou téléchargé sur la plateforme d’un fournisseur ne s’imprime plus.

Les avantages de la digitalisation à ce stade sont nombreux :

2. Avantages financiers de la dématérialisation des factures

La gestion administrative coûte de l’argent. En tant que dirigeant de PME ou de TPE, vous recherchez des sources d’économie, surtout en ces temps d’inflation. La bonne nouvelle, c’est que la digitalisation des factures contribue en effet à réduire les coûts.

Dans le cadre du projet de réforme de la facture électronique, diverses études ont mis en évidence le coût moyen de traitement d’une facture papier qui arrive dans l’entreprise en provenance du fournisseur. Il varie entre 14 et 20 euros. Les mêmes sources d’information avancent une réduction de ce coût de l’ordre de 50 à 75 % en passant à la dématérialisation des factures fournisseurs.

3. La digitalisation des factures fournisseurs : un processus qui sécurise la chaîne d’approvisionnement en entreprise

Un autre aspect de la digitalisation, c’est l’accélération du processus achat, de la réception de la facture à son paiement. Le fait de travailler avec vos fournisseurs dans un format digital, de la commande informatisée au paiement de la facture, facilite le suivi des litiges. Les rapprochements des informations entre commande, réception et facturation s’automatisent. L’identification d’erreurs ou de désaccords se simplifie. La relation fournisseur et la communication s’améliorent.

Tous ces éléments conduisent à valider rapidement les pièces et potentiellement à les payer plus vite. Cette efficacité accrue réduit les relances des fournisseurs qui réclament le paiement de leurs factures. L’amélioration de leur trésorerie les incite à travailler avec votre entreprise. Vous sécurisez votre chaîne d’approvisionnement et confortez la relation fournisseur. La mise en place de la digitalisation des flux entrants constitue un processus vertueux pour tout le monde, vos équipes comme vos partenaires.

4. Une collaboration simplifiée au sein de l’entreprise comme avec le cabinet comptable

Le fait que toutes les tâches de contrôle et de validation des factures s’effectuent sur le même support digital archivé à un endroit unique facilite le travail collaboratif.

Le processus d’archivage et de circulation de l’information favorise la collaboration. Les salariés peuvent interagir sur les documents sans passer à leur bureau. Un simple smartphone suffit pour valider un achat en attente. Les systèmes de gestion dématérialisée des factures autorisent les équipes à commenter chaque document en ligne. Il devient inutile d’envoyer une copie annotée par courrier interne ou par mail.

Un partage de l’information facilité

Cette digitalisation présente aussi l’avantage de fluidifier les échanges avec votre expert-comptable et ses collaborateurs. Fini les relances du cabinet en fin de mois pour les pièces manquantes ! Vous transmettez au fil de l’eau toutes les factures papier par une simple photo. Le comptable récupère également lui-même les pièces sur des plateformes fournisseurs et les stocke dans un espace sécurisé auquel l’entreprise accède.

Avec l’obligation de facturation électronique, les factures arriveront automatiquement depuis de nouvelles plateformes.

5. Un facteur d’amélioration de la gestion comptable

Non seulement la digitalisation présente l’avantage de vous faire gagner du temps avec une meilleure efficacité organisationnelle, mais en plus elle fiabilise la comptabilité. Le fait d’automatiser les écritures comptables par rapport à la saisie manuelle réduit le risque d’erreur. Les comptes gagnent donc en exactitude.

Les collaborateurs du cabinet économisent du temps dans les tâches comptables. Ils peuvent se consacrer à la gestion et non pas seulement à la tenue. Avec ce temps disponible, ces comptables gestionnaires développent l’analyse mensuelle de vos données et indicateurs clés. Ils font preuve de plus de proactivité. Ils vous alertent immédiatement sur les points à surveiller ainsi que les axes d’amélioration.

6. Des délais d’établissement des situations comptables raccourcis pour un meilleur pilotage de la performance

Avec la digitalisation des achats de l’entreprise, le cabinet comptable peut donc vous transmettre les situations mensuelles plus vite. Il prépare le tableau de bord dans la foulée. Vous en disposez plus tôt dans le mois qui suit. Votre comptabilité se tient ainsi au fil de l’eau chaque mois. C’est du temps de gagné aussi pour le bilan annuel.

Or, quoi de mieux en tant que dirigeant d’une entreprise que de disposer des données essentielles de pilotage plus vite ? Avec le tableau de bord d’activité et comptable émis plus rapidement, vous bénéficiez d’informations plus fraîches pour prendre vos décisions. C’est un autre avantage de la digitalisation. Ce processus contribue donc à la performance de votre business.

7. Une étape essentielle pour se préparer sereinement à la facturation électronique

En France, comme partout en Europe, la facturation électronique se déploie peu à peu. Le calendrier est certes repoussé dans notre pays. Pour autant, quelle que soit la taille de votre entreprise, cette obligation fiscale et organisationnelle vous concernera.

Avec un logiciel adapté, démarrez le processus de dématérialisation. L’anticipation permettra aux entreprises de bénéficier des avantages de la dématérialisation sans attendre 2026-2027 et de relever, par avance, le défi de cette réforme du tout numérique.

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