Nous sommes convaincus que les liens qui nous unissent permettent de conserver notre équilibre, dépasser nos difficultés, trouver des solutions, en particulier en cette période de crise sanitaire, difficile pour beaucoup de collaborateurs et d’entreprises. Ces liens dans une entreprise existent par nature, celle-ci rassemblant une communauté d’hommes et de femmes qui partagent un objectif commun. Mais, comment les renforcer ? Par le dialogue, c’est-à-dire l’échange à deux ou en équipe quelle que soit sa taille.
ll faut éviter que les collaborateurs ne se recroquevillent sur eux-mêmes ; il est nécessaire de les aider à partager leurs craintes et leurs difficultés. Et renforcer la qualité du dialogue et sa fréquence. Mais comment faire ? De très nombreux moyens existent, aussi bien en présentiel qu’à distance.
RÉUNIONS BASÉES SUR L’ÉCHANGE D’EXPÉRIENCE ENTRE PAIRS
D’abord, on peut développer les réunions d’un genre nouveau, aujourd’hui pratiquées dans plusieurs entreprises, basées sur l’échange d’expérience entre pairs. L’objectif de ces réunions : encourager la dynamique collective pour aider les collaborateurs à résoudre les difficultés concrètes, essentiellement managériales, auxquelles ils sont confrontés. Ce type de rencontres régulières permet de se rassembler entre pairs qui, grâce au respect d’une méthode stricte de déroulement de réunion, trouveront au terme de 1 heure 30 différentes solutions à leur questionnement.
Concrètement, un participant est porteur d’une problématique ou d’un projet, accepte de le soumettre à ses pairs qui l’aideront à trouver des solutions grâce à leur expérience et leur vision qui est par nature différente. Par exemple : comment rétablir la confiance avec mon responsable hiérarchique ou comment puis-je trouver du temps pour le management de mon équipe ? De nombreux points pourraient être soulevés au sujet de ces réunions dites de codéveloppement ou Codev (méthode créée par deux Canadiens à la fin des années 1990). Nous en évoquerons trois qui nous paraissent essentiels :
– Le fondement de cette méthode est que les participants sont convaincus qu’ils peuvent apprendre des autres participants. Cela a pour conséquence directe de renforcer le lien et pour conséquence indirecte de positionner différemment le manager ou le dirigeant ; il n’est plus celui qui a toutes les solutions. Son positionnement change et par là même sa posture et son rôle.
– Le manager isolé trouvera là un moyen « officiel » de rompre son isolement. D’autant plus facilement que ce type de réunion peut se faire facilement en visio. Il devra cependant accepter de montrer les difficultés auxquelles il est confronté, de se mettre à nu devant ses pairs ce qui peut, du moins au départ, gêner certains. L’expérience montre que cet obstacle est vite franchi. Il y a donc des avantages clairs à ce type de rencontre que vous pourriez institutionnaliser dans votre entreprise. Inspirez-vous de l’importante littérature sur ce sujet, essayez, testez et quand vous aurez pratiqué, n’hésitez pas à la modifier avec vos propres ingrédients. Beaucoup de formules peuvent être envisagées avec chacune ses avantages et inconvénients (le Codev « flash », plus rapide ; le Codev 360 qui permet de partager lors d’une seule rencontre non pas sur la problématique d’une personne mais sur celles de l’ensemble des membres du groupe).
Il faut éviter que les collaborateurs ne se recroquevillent sur eux-mêmes
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RÉUNIONS CLASSIQUES : RESPECTER LE TEMPS
On peut aussi maintenir les réunions « classiques » que vous pratiquez habituellement mais faites de telle sorte qu’elles soient respectueuses du temps de vos collaborateurs. En effet, le temps est un de leurs biens les plus précieux, même s’ils l’ignorent. Ces réunions sont-elles efficaces et permettent-elles aux collaborateurs de s’exprimer en ayant le sentiment que leur parole est respectée et utile ? Voici quelques petites questions à vous poser quand vous organisez une réunion :
- Quelle utilité ? : si cette réunion n’a pas lieu, en quoi est-ce que cela gênerait mon/notre activité ?
- Quel objectif ? : recueillir des informations, solutionner un problème, délivrer des informations, susciter un échange de points de vue, aboutir à un accord, produire des idées… ? Cet objectif sera clairement précisé de façon synthétique dans les invitations qui seront lancées et rappelé en début de réunion.
- Quelles personnes inviter ? Celles dont la participation sera efficace, qui auront une vraie valeur ajoutée. Vous craignez de vexer quelqu’un que vous ne conviez pas ? N’hésitez pas à l’informer de la raison pour laquelle il ne l’a pas été.
- Quel déroulement ? Découper la réunion en répartissant le temps sur chaque thème. Et faites un tour de table systématique permettant ainsi à chacun d’être certain qu’il pourra prendre la parole à un moment donné.
- Quelle invitation ? N’hésitez pas à envoyer une invitation précise pour donner envie de participer en précisant notamment que l’ordre du jour peut être modifié par tous les invités qui peuvent vous faire des propositions de modification avant la réunion.
La réunion elle-même suivra le minutage que vous avez défini et le temps imparti sera exclusivement consacré à l’ordre du jour. Pour cela, vous nommerez un gardien du temps : ce peut être vous en tant qu’organisateur ou un autre participant, celui qui fera le compte-rendu par exemple. Il aura la charge de s’assurer du respect du temps défini sur chaque thème mais aussi d’éviter les digressions. Et n’hésitez pas pour être le plus efficace possible, à supprimer toute interférence comme le téléphone (toujours possible) ou le PC portable (si possible) qui sont les plus grands pollueurs de réunion.
N’hésitez pas à supprimer toute interférence comme le téléphone ou le PC portable, les plus grands pollueurs de réunion
RESPECTER LA PAROLE
À quoi servent toutes ces questions ? À respecter ceux que vous invitez ; à respecter leur temps, leur parole. Et puis faites un petit calcul : multiplier le nombre de personnes présentes à la réunion par leur coût horaire moyen et le nombre d’heures de la réunion… Cette approche chiffrée n’empêche pas la bienveillance, bien au contraire. Tout ceci vous paraît trop scolaire, trop rigide, trop contraignant ? Peut-être, mais essayez d’appliquer ces principes d’organisation pendant quelques réunions. Puis, faites le point avec les participants au terme de chacune d’entre elle sur cette nouvelle manière que vous avez de gérer les réunions. Quelle synthèse pouvez-vous en faire ?
Des réunions efficaces, respectueuses de chacun, voilà ce que vous devriez pouvoir obtenir avec ces propositions. Les possibilités de renforcer l’épaisseur du lien qui unit les collaborateurs entre eux sont très nombreuses. Nous en avons évoqué deux, à charge à vous d’en trouver d’autres…
